Cos’è la Firma Elettronica
La firma elettronica, o “e-signature”, è un metodo legale per indicare il consenso o l’approvazione su documenti o moduli elettronici. Secondo una delle definizioni più accreditate, la firma elettronica consiste in “un suono, simbolo o processo elettronico allegato o logicamente associato a un documento… che viene adottato da un individuo con l’intenzione di firmare il documento”. Le firme elettroniche possono essere usate per sostituire le firme autografe in qualsiasi processo personale o aziendale, ad esempio contratti, domande, moduli di inserimento di nuovi assunti o nuovi fornitori, accordi di riservatezza, richieste di offerta, autorizzazioni di modifiche e moduli di richiesta per sussidi pubblici.
La Firma elettronica è legale ?
Sì. Le firme elettroniche sono legalmente valide e riconosciute in quasi tutti i paesi industrializzati del mondo e anche i paesi meno sviluppati stanno promulgando leggi in materia di firma elettronica.
Tre componenti essenziali per garantire la legalità :
Autenticazione dei firmatari.
- Le richieste di firma elettronica standard vengono inviate tramite e-mail all’indirizzo di una persona e contengono un collegamento univoco al documento. Il processo è monitorato in modo sicuro e registrato in un percorso di verifica.
- Le firme elettroniche avanzate prevedono che, prima dell’apertura di un documento, il firmatario debba verificare la propria identità utilizzando password, ID social, PIN telefonici o altri metodi di autenticazione.
- Le firme digitali (note anche come firme avanzate o qualificate) utilizzano un ID digitale basato su un certificato e un PIN per la firma. In genere, gli ID digitali sono rilasciati da fornitori di servizi fiduciari.
Intenzione e consenso.
- Dimostra l’intenzione richiedendo ai firmatari di aggiungere una firma o fare clic per accettare l’accordo oppure di fare entrambe le cose.
- Dimostra il consenso richiedendo ai firmatari di accettare un contratto standard o personalizzato al momento della firma o prima di aprire il documento.
- Consenti ai firmatari di rifiutare la firma elettronica con un’opzione per l’apposizione della firma autografa.
Prova finale.
- Le copie dei documenti firmati sono inviate automaticamente a tutte le parti e certificate da Adobe con un sigillo antimanomissione.
- Il documento finale è archiviato in modo sicuro o può essere inviato a un altro repository o archivio elettronico a scelta.
- Se vengono utilizzati ID digitali, le firme sono cifrate all’interno del documento.
- Tutti i passaggi, compresa l’autenticazione del firmatario, sono rilevati e registrati in un percorso di verifica protetto.
Keeper ® Immobiliare utilizza OTP service che tramite un algoritmo, crea un’impronta univoca in modo da poter sempre convalidare i dati originari del firmatario e verificare che il documento non sia stato modificato successivamente ed oltre alla garanzia dell’algoritmo è stato aggiunto un sigillo elettronico ( eSeal ) che convalida il processo di firma e rende immediato controllare la validità del documento tramite software gratuiti come Acrobat Reader.